FAQ
Om jullie alvast op weg te helpen, hebben we veelgestelde vragen op een rij gezet. Staat jullie vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op.
Algemene vragen
Onze ruimtes zijn te reserveren vanaf 30 gasten. In onze offerteomgeving zie je eenvoudig welke ruimtes het beste aansluiten bij de groepsgrootte van jullie gezelschap.
Stel online een vrijblijvende offerte samen en krijg direct een inkijkje in de mogelijkheden en tarieven.
Na ontvangst van jullie aanvraag plannen we graag een afspraak in om de locatie te laten zien en jullie wensen te bespreken.
Komen jullie er tijdens het samenstellen van de offerte niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen jullie graag verder.
Het invullen van een voorkeursdatum in de offerteomgeving betekent niet automatisch dat de datum is vastgelegd. Zodra wij jullie aanvraag hebben ontvangen, controleren we of de datum beschikbaar is en nemen we contact met jullie op.
Natuurlijk. In de periode tussen de reservering en jullie grote dag of feest kunnen wensen veranderen of verder worden uitgewerkt. We denken daarin graag met jullie mee.
Bij Buitenplaats de Houtmaat verzorgen we bijeenkomsten altijd in combinatie met een passend food & beverage arrangement.
Het is daarom niet mogelijk om uitsluitend een ruimte te huren of zelf eten en drinken mee te nemen. Zo kunnen we de kwaliteit, service en beleving bieden waar we voor staan.
Enkele weken voor jullie bruiloft of feest vindt er een laatste afspraak plaats. Tijdens dit gesprek nemen we samen alle details nog eens door.
Mocht er nog geen afspraak zijn ingepland, neem dan gerust contact met ons op.
Ja, graag. Voor een soepel verloop van de dag werken wij het liefst met één vast aanspreekpunt, bijvoorbeeld een ceremoniemeester.
Vooraf stemmen we alle belangrijke zaken af met jullie. Op de dag zelf vragen we om eventuele organisatorische vragen, wijzigingen of verzoeken via 1 aangewezen aanspreekpunt te laten verlopen.
Zo blijft de communicatie helder en voorkomen we misverstanden doordat informatie via meerdere personen wordt doorgegeven.
Op die manier kunnen jullie én jullie gasten onbezorgd genieten van de dag.
Wijzigingen in het aantal gasten kunnen tot uiterlijk één week vóór aanvang aan ons worden doorgegeven. Daarna gaan wij uit van het laatst doorgegeven aantal gasten. Op basis van dit aantal verzorgen wij de voorbereidingen, plannen wij onze medewerkers in en stellen wij de factuur op.
Wij ontvangen dieetwensen en allergieën graag uiterlijk tien dagen voor jullie feest of diner.
Omdat de gerechten vooraf worden voorbereid, kunnen wijzigingen op de dag zelf niet altijd meer worden verwerkt.
Bij het definitief vastleggen van jullie dag of feest vragen wij een aanbetaling van 10% van het totaalbedrag.
Deze aanbetaling wordt bij de reservering voldaan; hiervoor ontvangen jullie geen aparte factuur.
Daarnaast factureren wij 40% zeven dagen voor jullie dag of feest.
Wij ontvangen deze betaling graag vóór aanvang.
Het resterende bedrag wordt na afloop gefactureerd.
Huwelijksceremonie & Koepel
Dat hoeft niet.
Nadat jullie het benodigde formulier hebben ingevuld, verzorgen wij de verdere afstemming met de gemeente. Zodra alles is verwerkt neemt de gemeente Hengelo contact met jullie op.
Jazeker. Tijdens de ceremonie kunnen jullie gebruikmaken van onze microfoon. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden.
Graag zelfs. Jullie kunnen de gewenste muziek vooraf aanleveren op een USB-stick. Lever de bestanden uitsluitend aan als MP3-bestanden en voorzie de stick duidelijk van jullie naam.
Wij ontvangen deze graag uiterlijk één dag van tevoren, zodat we alles vooraf kunnen testen.
Daarnaast ontvangen wij graag een overzicht van de muzieknummers in de juiste volgorde, inclusief de titels van de nummers. Vermeld daarbij duidelijk:
- Titel van het nummer voor het inroeien of voorrijden.
- Titel van het nummer voor het oplopen naar de koepel of het veld.
- Titel van het nummer tijdens het tekenen van de akte.
- Titel van het nummer voor het aflopen van de koepel of het veld.
Zo weten wij precies welk nummer op welk moment afgespeeld mag worden en verloopt de ceremonie soepel.
Tijdens de ceremonie bedienen wij de muziek voor jullie. Zo kunnen jullie je volledig richten op het moment zelf.
Op de Koepel zijn tijdens de ceremonie circa 40 zitplaatsen beschikbaar. Inclusief staplaatsen biedt de Koepel ruimte aan maximaal 55 personen.
Kiezen jullie voor een aankomst per roeiboot? Dan worden jullie ongeveer 15 minuten voor de ceremonie verwacht bij de poort aan het uiteinde van de vijver. Wanneer de Houtmaat en de vijver zich rechts van jullie bevinden, is dit de eerste poort aan de rechterzijde.
Een medewerker van ons staat daar vanaf 15 minuten voor aanvang van de ceremonie klaar om jullie te ontvangen en verder te begeleiden.
De Koepel bevindt zich op het water en vormt het decor voor veel ceremonies op ons terrein.
Vanwege de planning op het terrein kunnen wij niet altijd vooraf aangeven waar de Koepel zich op de dag van jullie ceremonie bevindt.
Onze tafels zijn standaard aangekleed met kleine vaasjes met bloemen en kaarsen.
Wie de tafels extra feestelijk wil aankleden, kan kiezen uit verschillende aankleedpakketten die door ons team worden verzorgd.
We denken graag mee over een sfeer die past bij jullie dag.
Bij aankleedpakket 3 is er ruimte voor een persoonlijk kleurthema. Kleine persoonlijke accenten zijn uiteraard bespreekbaar, maar uitgebreide eigen tafelaankleding of styling door derden behoort niet tot de mogelijkheden.
Een ceremonie duurt gemiddeld ongeveer 45 minuten. Denken jullie meer tijd nodig te hebben? Laat het ons dan vooraf weten. We kijken graag samen naar de mogelijkheden.
Op sommige dagen is extra tijd helaas niet mogelijk vanwege eerder geplande ceremonies.
Muziek & Entertainment
Tijdens de huwelijksceremonie op de Koepel of in het veld is versterkte muziek mogelijk.
Dit geldt zowel voor live muziek als voor muziek die wij voor jullie afspelen.
Om rekening te houden met onze omgeving en eventuele andere feestjes op het terrein, is versterkte muziek buiten tijdens andere onderdelen van de dag niet mogelijk. Akoestische muziek behoort in sommige gevallen wél tot de mogelijkheden.
We stemmen dit graag vooraf met jullie af, zodat we samen kunnen bekijken wat passend is.
Binnen zijn er volop mogelijkheden voor een DJ, band of andere vormen van live muziek.
Wij verzorgen zelf de achtergrondmuziek tijdens jullie feest of bijeenkomst. Daarom is het niet toegestaan om eigen geluidsapparatuur, zoals Bluetooth-speakers of andere draagbare muzieksystemen, mee te nemen en te gebruiken.
Op ons terrein vinden regelmatig meerdere activiteiten plaats.
Om de sfeer en het geluidsniveau voor alle gasten prettig te houden, stemmen wij de muziek centraal af.
Hebben jullie specifieke muziekvoorkeuren? Dan kunnen jullie uiteraard vooraf een eigen playlist met ons delen. We stemmen de muziek graag met jullie af, rekening houdend met de mogelijkheden op het terrein.
Graag ontvangen wij twee weken vooraf de gegevens van de DJ of band. Zo kunnen we de planning en opbouw goed afstemmen.
Natuurlijk. Wanneer er veel kinderen aanwezig zijn, kan een opblaasbaar springkussen een leuke aanvulling zijn. Opblaasbare springkussens zijn welkom, mits deze door jullie zelf worden geregeld. In verband met aansprakelijkheid verzorgen wij de verhuur hiervan niet zelf. De exacte plek stemmen we altijd vooraf samen af.
Wij vragen ouders en verzorgers om zelf toezicht te houden op de kinderen die gebruikmaken van het springkussen.
In de feestzaal is een dB-meter aanwezig. We vragen DJ’s and bands vriendelijk om het geluidsniveau gedurende de avond binnen de afgesproken maximale geluidsnorm van 95 dB te houden.
DJ’s en bands kunnen in overleg ongeveer 2 uur vóór aanvang van het avondfeest opbouwen. Eerder opbouwen is in principe niet mogelijk, omdat er op ons terrein vaak nog andere activiteiten plaatsvinden. Zo zorgen we ervoor dat alle gasten ongestoord van hun dag kunnen genieten.
Apparatuur, instrumenten, flightcases en andere meegebrachte materialen dienen na afloop van het feest dezelfde avond weer te worden meegenomen.
Tussentijds kunnen materialen in de eigen auto worden opgeslagen. Het is niet mogelijk om apparatuur, instrumenten, flightcases of andere materialen tijdelijk in andere zalen of ruimtes op ons terrein te plaatsen.
Ook is het niet mogelijk om apparatuur of materialen tot de volgende ochtend te laten staan of deze op een later moment op te halen. Zo kunnen wij de locatie direct na afloop weer gereedmaken voor de activiteiten van de volgende dag.
Dan vragen wij jullie de DJ of band vóór het diner te laten opbouwen, zodat het diner niet wordt verstoord door opbouwwerkzaamheden.
Laat de DJ of band daarom tijdig weten dat zij voor de opbouw eerder aanwezig moeten zijn dan gebruikelijk.
Wij vragen DJ’s en bands om nooduitgangen, vluchtwegen en doorgangen tijdens de opbouw, het feest én de afbouw altijd volledig vrij te houden. Plaats daarom geen speakers, flightcases, kabelhaspels of andere materialen voor een nooduitgang.
Zo zorgen we samen voor een veilige omgeving voor alle gasten én medewerkers.
Leveranciers & Faciliteiten
Het is helaas niet mogelijk om op onze locatie haar en make-up te laten verzorgen voorafgaand aan jullie trouwdag.
In de uren voor aankomst zijn wij volop bezig met de voorbereidingen van jullie dag. Tegelijkertijd is het vaak juist fijn om op een rustige plek alle tijd te nemen voor het kapsel, make-up en het aantrekken van de trouwkleding. Daarna kunnen jullie ontspannen arriveren en kan de dag echt beginnen.
Jazeker. Jullie zijn van harte welkom om een bruidstaart, sweet table of andere lekkernijen te laten verzorgen door een externe patissier of cake artist die helemaal bij jullie wensen past.
Voor een externe bruidstaart of sweet table rekenen wij bordjesgeld per persoon.
Vanwege de beperkte ruimte in onze koeling vragen wij om de taart of sweet table uitsluitend op de dag van het huwelijk te laten bezorgen. Wij ontvangen deze graag circa twee uur vóór het aansnijden van de taart.
We verzoeken de leverancier daarnaast duidelijk de naam van het bruidspaar te vermelden, zodat wij alles direct op de juiste plek kunnen ontvangen en verzorgen.
Wanneer er sprake is van een sweet table die door een externe patissier of cake artist wordt verzorgd, vragen wij hen ook zorg te dragen voor de opbouw hiervan.
Liever gebruikmaken van ons eigen assortiment? Ook dat is uiteraard mogelijk.
Uiteraard. Voor leveranciers zoals een fotograaf, videograaf, DJ of andere betrokken professionals kunnen wij een aparte crewmaaltijd verzorgen. Willen jullie hiervan gebruikmaken? Laat het ons dan vooraf weten, zodat we hier rekening mee kunnen houden in de voorbereidingen.
Ja, een beamer met scherm kunnen jullie bij ons huren. Deze is binnen in de zaal beschikbaar en heeft een HDMI-aansluiting. We vragen jullie wel om zelf een laptop mee te nemen.
Willen jullie hiervan gebruikmaken? Laat het ons dan vooraf weten, zodat we alles tijdig kunnen voorbereiden.
Jazeker. We beschikken over enkele kinderstoelen. Geef het gerust vooraf aan als jullie hiervan gebruik willen maken.
Huisregels & Overige informatie
Hoewel we natuurlijk hopen op mooi weer, kunnen weersomstandigheden soms onverwacht veranderen.
Bij harde wind, hevige regen, onweer of een weerswaarschuwing kunnen wij besluiten om een buitenactiviteit of opstelling te verplaatsen naar een binnenruimte of een andere geschikte locatie op ons terrein.
De veiligheid en het comfort van onze gasten staan daarbij altijd voorop. We vragen daarom begrip voor het feit dat we hierin soms op korte termijn moeten schakelen.
Om ons terrein en de natuur rondom de locatie schoon en mooi te houden, zijn confetti en rijst niet toegestaan. Ook kunstbloemblaadjes, biologisch afbreekbare bloemblaadjes, serpentine, confettiballonnen en vergelijkbare materialen zijn niet toegestaan. Dit helpt ons het terrein netjes en schoon te houden voor volgende gasten en voorkomt dat resten in de natuur achterblijven.
Uiteraard denken we graag mee over een passend alternatief.
Zo behoort bijvoorbeeld een bellenblaasmachine tot de mogelijkheden.
Wanneer er toch materialen worden gestrooid of achtergelaten die extra schoonmaakwerkzaamheden veroorzaken, kunnen wij genoodzaakt zijn schoonmaakkosten vanaf
€ 100,- en eventuele schade in rekening te brengen.
Onze locatie ligt midden in een groene, waterrijke omgeving met veel vogels en andere dieren. Om de natuur en de rust op het terrein te beschermen, is vuurwerk daarom niet toegestaan.
Op onze locatie is het niet mogelijk om te overnachten. Gelukkig zijn er in de omgeving diverse fijne accommodaties te vinden.
Onze persoonlijke favoriet is Hotel ’t Lansink in Tuindorp: een sfeervol hotel met veel karakter. Liever zo dicht mogelijk bij de locatie verblijven? Dan is Van der Valk Hengelo een praktische keuze.
En voor wie graag zelf op zoek gaat: in en rondom Hengelo zijn verrassend veel leuke overnachtingsadressen te vinden.
Tijdens het hoogseizoen is het helaas niet mogelijk om ons terrein te gebruiken voor fotoshoots, huwelijksaanzoeken of verlovingsshoots.
Om de rust, privacy en beleving van onze gasten te waarborgen, is ons terrein tijdens het hoogseizoen voorbehouden aan gasten die bij ons trouwen of een feest, jubileum of andere bijzondere gelegenheid vieren.
Uiteraard kunnen bruidsparen die bij ons trouwen tijdens hun trouwdag op het terrein foto’s laten maken. We vragen wél om dit vooraf met ons af te stemmen, zodat we samen kunnen kijken naar een geschikt moment en passende locaties op het terrein. Op die manier kunnen we rekening houden met de privacy van andere bruidsparen en gasten, en zorgen we ervoor dat iedereen optimaal van zijn of haar dag kan genieten.
Zeker. Niet alles staat standaard op onze website of in onze arrangementen, maar we denken graag mee. Denk bijvoorbeeld aan een alcoholvrije cocktailbar, een specifieke kleurstelling of andere persoonlijke wensen die passen bij jullie gelegenheid.
Ja. Op al onze overeenkomsten zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing.